Gå til indholdet
NYT ERP-SYSTEM > HVAD SKAL DU VÆRE OPMÆRKSOM PÅ
Planlægning ved et nyt ERP-system
Når I har valgt et nyt ERP-system, er næste skridt planlægning af implementering af det nye system. Vi har her lavet en guide line til, hvad I skal være opmærksom på.
Implementering af nyt ERP-system
Når I har valgt et nyt ERP-system er næste skridt planlægningen af implementeringen af det nye ERP-system. Vi kalder den fase Initieringsfasen. I denne fase planlægger vi og detaljerer scope for implementeringen.
Detaljeret projektplan
- Med milepæle og tidsplaner
- Planlægning af ressourcer
- Projektleder (intern/ekstern)
Løsningsstrategi
- Definition af den samlede løsning
Hvilke forretningsdata er i spil?
- Fx stamdata, masterdata og/eller transaktioner
Change management og forventningsafstemning
- Forberedelse af medarbejderne
- Intern kommunikation
- Forventningsafstemning
Identificer eventuelle risici og mulige udfordringer
- Risici analyse
- Procesgennemgang og -beskrivelse
Læs med herunder.
Detaljeret projektplan
Det bør omfatte en detaljeret projektplan med milepæle og tidsplan over, hvem der gør hvad og hvornår. Det er alt lige fra anskaffelse af ERP-systemet, til planlægning af opstartsmøder, samt planlægning af ressourcer; både intern og eksterne medarbejdere/konsulenter. Husk at tage højde for andre projekter i virksomheden, ferie og andre uforudsete eller planlagte aktiviteter.
Det er vigtigt at understrege, at en intern projektleder vil være en stor hjælp, for både jer og de eksterne konsulenter.
Løsningsstrategi
Din løsningsstrategi er et konsolideret syn og tilgang, der definerer din samlede løsning. Det er et levende dokument med flere gennemgående punkter i løbet af et projekts levetid, det hjælpe med at identificere og træffer nødvendige handlinger, minimere risiko og løser problemer, efterhånden som de opstår.
Hvilke forretningsdata er i spil?
Fx stamdata, masterdata og/eller transaktioner?
Et system med unøjagtige, vildledende eller delvise data vil føre til en mislykket implementering, så du skal forstå dine data og hvordan det passer ind i den samlede løsning. Med de rigtige data kan du identificere indsigt og analytisk information, der forbedrer dine forretningsdata.
Data eksport, data mapping, data vask og data import
Vi anbefaler, at migrering af data opstartes forholdsvist tidligt i projektet. For at sikre en effektiv og homogen migrering af data, anbefaler vi at basere migreringen på en standardiseret migreringsskabelon. Denne skabelon beskriver de påkrævede felter og nødvendige struktur for at kunne migrere data til fx Dynamics 365.
Som kunde, har du typisk ansvaret for at eksportere eksisterende masterdata fra nuværende ERP-system baseret på CSV-filer, herefter har du også typisk ansvaret for eventuelt data vask, omstrukturering af data og data mapping, hvorefter vi indlæser masterdata og åbningsposter (debitor og kreditor) til Dynamics 365.
Typisk konverterer man åbne debitor- og kreditorposteringer, men ikke finans- eller lukkede debitor- og kreditorposteringer. Derfra har I også typisk ansvaret for at indtaste åbningskladde for finans. Eventuelt migrering af åbne salgsordrer og købsordre kan konverteres eller håndteres manuelt som del af læringen.
Vores erfaring er at datamigrering kan opdeles i 4 kategorier
1. Basisdata
Betalingsbetingelser, Rykkerkoder, Sprog, Valuta mv.
2. Masterdata
Varer, Debitorer og Kreditorer.
3. Åbningsbalancer
Til brug ved Go Live – finans, debitor, kreditor, varer åbninger.
4. Transaktionsdata
Historiske data, anbefales ikke konverteret men bibeholdes som opslag i gammel ERP-løsning eller som en del af et Datawarehouse.
Change Management og forventningsafstemning
Det vil være en god ide at forberede medarbejderne på ændringerne, som implementeringen af det nye ERP-system vil medføre. Kommunikér klart om formålet med ændringerne, fordelene og eventuelle udfordringer. Inkluder medarbejdernes feedback og sikre deres opbakning til projektet.
Det er også vigtigt, at der er bliver forventningsafstemt, hvad det nye ERP-system kan og ikke kan, i forhold til det gamle system, så det ikke bliver en udfordring under implementeringen.
Identificer eventuelle risici og potentielle udfordringer
En risici analyse med identifikation af eventuelle risici og mulige udfordringer ved skift til nyt ERP-system er også en god ide, da det kan minimere de potentielle udfordringer, der måtte opstå.
Det vil være en god ide med en procesgennemgang og -beskrivelse af nuværende ERP-system, så i ved hvilke faktorer der skal tages højde for.
Når I har styr på den del, er I klar til selve implementeringen af nyt ERP-system, læs med her.
De fire steps ved nyt ERP-system
Har I fundet det rette ERP-system for jer?
Vælg herunder, hvilken type virksomhed I er, så kan vi guide jer videre med valget af det rette ERP-system. Du kan også sammenligne Microsofts ERP-systemer her.
