Skip to content
NYT ERP-SYSTEM > HVAD SKAL DU VÆRE OPMÆRKSOM PÅ
Overvejelser ved et nyt ERP-system
Overvejer I at skifte ERP-system, så har vi samlet en guideline til, hvordan I bør gribe denne proces an. Efter mange års erfaringer, kender vi processen ud og ind og ved især også hvilke faldgruber der kan opstå.
Hjælp til valg af ERP-system
Når I er kommet frem til, at I gerne vil skifte jeres ERP-system ud, har vi her samlet nogle guidelines til, hvordan I kan gribe processen an.
Grundlaget for en vellykket implementering begynder med planlægning, og definering af de kritiske succesfaktorer for skifte til nyt ERP-system.
Nedenstående betragtninger er kun et udsnit af hvilke spørgsmål, man bør stille sig selv og organisationen i forbindelse med sine overvejelser.
Fastlæg målet for det nye ERP-system
- Hvad er visionen med det nye ERP-system?
- Hvilken forretningsstrategi skal understøtte visionen? > Why, Where, What ect.
- Hvilke processer skal understøttes af det nye ERP-System?
- Hvad er de kritiske succesfaktorer?
- Hvilke forretningsenheder og personer skal involveres?
- Skal løsningen kunne integreres til andre systemer / applikationer? Skal løsningen være on-prem eller i Cloud?
- Har I en deadline > er der regulatoriske eller markedskrav der styrer deadline?
Har I fastlagt budget
- Selve ERP-systemet har i sig selv en pris, også afhængig af antal brugere, men der skal også tages højde for implementering og efterfølgende drift.
Sæt krav til det nye ERP-system > hvad skal det kunne
- Se nærmere på jeres forretningsprocesser og jeres Business Operating Model.
Valg af ERP-system
- Søg rådgivning hos en ERP-rådgiver.
- En god metode for vurdering er udvælgelse af 3-5 kritiske forretningsprocesser og beskrive disse i form af use cases, derved kan i se hvordan ERP-leverandørens tilgang er til løsning af disse.
Fastlæg målet for det nye ERP-system
Hvad er visionen med det nye ERP-system?
En vision er ønsket om at opnå noget, at ændre nutiden og forbedre fremtiden. Når en organisation beslutter sig for at gå igennem en transformation, er det normalt fordi en eller flere i organisationen har forudset, at der skal ske forandringer for at følge med markedet eller en forandring der bliver fremtvunget af brancheændringer, lovgivning eller lignende.
Hvilken forretningsstrategi skal understøtte visionen?
En hver vision tjener et formål, ligesom enhver organisation og enhver løsning skal tilpasses til dette formål. En forretningsstrategi understøtter din vision ved at besvare en række grundlæggende spørgsmål, såsom hvorfor skal vi lave denne ændring, hvor skal vores forretning være om 5, 10 eller 20 år? hvilke nye forretningsmuligheder får vi og hvilke kunder, ansatte og samarbejdspartnere vil blive påvirket af ændringerne?
Hvilke processer skal understøttes af det nye ERP-System?
Enhver transformation starter med at definere dine processer, hvilket også er en unik mulighed for at genbesøge, ændre eller forbedre de eksisterende processer. Og hvilke kritiske succesfaktorer har I?
Hvilke forretningsenheder og personer skal involveres?
Sørg for at involvere alle interessenter i overvejelsesfasen, så alle parter bliver hørt. Det er alt lige fra ledelsen, produktion, økonomi, logistik, salg og it-afdeling. Det vil sikre, at alle forstår, hvordan det nye system vil påvirke deres arbejde, så alle afdelinger bedre kan samarbejde omkring de krav hver afdeling måtte have.
Integration til andre systemer?
Hvilke krav har I til integrationer til andre systemer og applikationer, heriblandt tredjepartsløsninger? Og hvordan ønsker I ERP-løsningen håndteret; on premise eller cloud?
Har I en deadline?
Hvor lang tid skal/må de tage? Har I en deadline, fx i forhold til medarbejdere, projektansatte, ny webshop eller hjemmesider eller andre tiltag, der gør at I skal stå klar med et nyt ERP-system. Husk også at tage højder for ferier, især hen over sommeren, hvor projekter som regel går lidt i stå i et par måneder.
Har I fastlagt et buget?
Det kan være en dyr fornøjelse at skifte ERP-system, men jo mere I har styr på processerne undervejs, jo færre overraskelser vil der komme hen ad vejen.
Selve ERP-systemet i sig selv har en pris, men implementering og efterfølgende drift kan være svær at budgettere, da det afhænger af en masse faktorer såsom:
- Valg af ERP-system.
- Hvor erfaren og moden er man som organisation.
- Intern/Ekstern IT-afdeling.
- Behov for ikke standard funktioner.
- Integrationer.
- Migrering af data og transaktioner.
- Implementeringsmetode; vandfald, agilt eller en hybrid.
Sæt krav til det nye ERP-system > hvad skal det kunne
Se nærmere på jeres forretningsprocesser
Det er vigtigt at hver afdeling sætter sine krav til, hvad et ERP-system bør kunne i forhold til deres arbejdsprocesser. Måske er der nogle funktioner, det ikke kan i dag, som er en vigtig funktion i det nye. Det er også vigtigt at se ind i, hvilke funktioner, der ikke er vigtige for jeres ERP-system.
I skal se nærmere på jeres forretningsprocesser, lige fra økonomi, salg og indkøb, lager, produktion, service mv. Hvordan foregår det i dag, og hvilke funktioner vil gøre jeres arbejde nemmere?
Valg af ERP-system
Dialog med en eller flere partnere og en ERP-rådgiver
Det kan være en god ide at lade sig rådgive af en ERP-rådgiver, der kan oplyse om de forskellige ERP-systemer og analysere jeres behov og matche dem til det rigtige ERP-system for jer, dog kan denne proces også forlænge jeres implementeringsperiode.
Selvom vi er Microsoft Dynamics 365 forhandler, tilbyder vi også uvildig rådgivning, da vi kender til ERP-markedet og ved hvilke ERP-systemer, der kan matche jeres behov. For os er det vigtigste, at I får det der passer til jer.
Vælg det rigtige ERP-system for jer
Det er vigtigt at finde et ERP-system, der passer til virksomhedens behov og forretningsmæssige krav. Derfor bør man evaluere forskellige systemer og deres funktioner for at finde det bedst egnede. Hvis du er på udkig efter Microsoft Dynamics 365, kan du se forskellen mellem dem her.
Næste step i processen
Når det rette ERP-system er valgt, er næste step planlægning af implementeringen af det nye ERP-system. Se alle steps herunder.
Hvilken type virksomhed er I?
Detail og service
Produktion
Logistik og distribution
De fire steps ved nyt ERP-system
Bruger I stadig NAV, AX eller C5?
Hvis I allerede bruger NAV, AX eller C5 i dag og ønsker at opgradere til Business Central eller Finance & Supply Chain Management, så hjælper vi naturligvis med det.
