Opnå økonomisk effektivitet med License Audit Check

Quality & Compliance Manager

Dato: 30. april 2025

Ny model for licensstyring i Dynamics 365 F&O

Microsoft har netop annonceret en ny, forenklet model for licensstyring i Dynamics 365, som skal give virksomheder bedre overblik over brugeradgang, licenser og compliance. Læs mere om det her.

Men bag de gode intentioner gemmer sig et vigtigt budskab: Licensstyring bliver ikke mindre kritisk – tværtimod. Obtain har mangeårige erfaringer med rådgivning og vejledning omkring IT-sikkerhed, roller, rettigheder og license compliance.

Hvordan kan vi hjælpe

Obtain er din strategiske partner inden for drift og rådgivning af ERP-systemer. 70% af vores forretning er dedikeret til at sikre, at dit system kører stabilt, samtidig med at vi leverer kvalificeret vejledning i både daglig drift og langsigtet optimering. Vores specialiserede team har gennem mange år hjulpet et utal af virksomheder med at gennemføre licensaudits og skræddersyet licens- og adgangskontroller præcist efter jeres arbejdsprocesser – ofte med store besparelser til følge, fordi vi fjerner unødvendige menurettigheder og sikrer, at I kun betaler for det, I rent faktisk bruger.

3 grunde til at tage licensstyring alvorligt

Compliance

Forkerte adgangsmodeller kan føre til brud på GDPR og krav fra Datatilsynet.

Økonomi

Mange virksomheder betaler unødvendigt for meget eller for lidt i licenser.

Sikkerhed

Manglende styring giver risiko for datatyveri – f.eks. hvis en sælger eksporterer kunde- og prisdata før jobskifte.

Overholdelse af GDPR

Forkerte adgangsmodeller kan føre til brud på persondataforordningen. Datatilsynet kan pålægge sanktioner ved overtrædelser. Det er derfor utrolig vigtigt at have styr på dataadgangen.

Økonomiske konsekvenser

Unødvendige omkostninger ved forkert licensering. Mulighed for at spare penge ved optimering. Balancering af licensudgifter med virksomhedens behov.

Risiko for utilsigtet adgang

Uden korrekt styring kan følsomme data blive tilgængelige for uvedkommende. Dette kan medføre alvorlige økonomiske konsekvenser og true virksomhedens omdømme.

Compliance – styr på dataadgang

Virksomheder risikerer fortsat utilsigtet adgang til følsomme data, overtrædelser af GDPR, brud på SoD-regler (Segregation of Duties) og it-revisionspåbud, hvis ikke roller og rettigheder nøje gennemgås, før der investeres i nye licenser. Data er guld – og utilsigtet adgang kan koste dyrt, både økonomisk og på virksomhedens omdømme.

Overholdelse af lovgivning

Vigtigheden af at følge lovgivningen om databeskyttelse. Implementering af passende adgangsmodeller er altafgørende for beskyttelse mod bøder og sanktioner.

Revisionskrav

Øget fokus på krav fra IT-revision. Vigtigheden af at have dokumentation for adgangsmodeller, som også forbereder jer på potentielle revisioner.

Risiko for databrud

Manglende styring kan føre til databrud. Beskyttelse af følsomme informationer er afgørende. Det er derfor vigtigt med implementering af effektive sikkerhedsforanstaltninger.

Økonomiske konsekvenser

Undgå overbetaling ved optimal udnyttelse af licenser. Det er også vigtig med regelmæssig optimering, som sikrer, at I ikke betaler for meget eller for lidt og til den rigtige pris. Det gør det også lettere at lægge budgetter.

Optimering af licensudgifter

Undgå unødige omkostninger ved forkert licensiering. Evaluering af nuværende licensbehov. Forhandling med leverandører om bedre vilkår.

Vurdering af investeringer

Sikre, at investeringer i licenser matcher virksomhedens behov. Undgå overinvestering i unødvendige licenser. Identifikation af besparelser ved effektivisering.

Budgettering

Planlægning af fremtidige licensudgifter. Inddragelse af licensomkostninger i det overordnede budget. Prioritering af nødvendige investeringer.

Sikkerhed

Det kan have store og alvorlige konsekvenser for sikkerheden, hvis der ikke er styr på licensering. Dette både i forhold til datatyveri udefra eller utilsigtet handling fra ansatte. Det er også vigtigt at sikre sig løbede overvågning af systemaktiviteter samt at sikre at adgangskontrolpolitikker bliver overholdt.

Risiko for datatyveri

Manglende kontrol kan føre til datatyveri. Beskyttelse af virksomhedens intellektuelle ejendom. Implementering af adgangsbegrænsninger.

Trusler fra interne kilder

Risikoen for utilsigtet eller ondsindet handling fra ansatte. Identifikation af potentielle sårbarheder i systemet. Uddannelse af medarbejdere i datasikkerhed.

Implementering af sikkerhedsforanstaltninger

Udvikling af adgangskontrolpolitikker. Løbende overvågning af systemaktiviteter. Anvendelse af teknologiske løsninger til beskyttelse.

Optimering før investering

På baggrund af mange års erfaring med at rådgive kunder har vi over tid opbygget en struktureret og målrettet tilgang, hvor vi først foretager et ERP System Check for at tage temperaturen på systemet. Herunder analyserer vi brugeradfærd, menu adgang samt roller og rettigheder. Først efter, at brugeradministrationen er optimeret, afslutter vi forløbet ved at foretage et licensaudit – men ikke før der er fuldstændigt styr på de nuværende roller og rettigheder.

Vi anbefaler en struktureret tilgang:

Foretag et uvildigt sanity check (ERP System Check og License Audit Check)
Analysér og optimer nuværende roller og rettigheder.
Optimér adgangskontroller og sikkerhed.
Deaktivér brugere, som ikke har tilgået systemet i 90 dage.
Opsæt database- og ændringslogning på vigtige brugerparametre.
Udarbejd licensaudit og kontroller at batch licensjobbet bliver korrekt afviklet.
Vurder resultater og sikr compliance før køb af nye licenser.
Sikr løbende monitorering f.eks. 2 gange årligt.

Det handler ikke kun om at være license compliant – det handler om at sikre, at virksomhedens data, sikkerhed og forretning er beskyttet og at man hverken betaler for meget, eller for lidt.